Lo complicado de organizar un evento
Pensar y distribuir las invitaciones al evento
El público invitado y la posibilidad de confirmar su asistencia juegan un rol en la organización, si no solicitamos confirmación de asistencia, corremos el riesgo de tener una desviación del presupuesto y de las dimensiones del evento. Las invitaciones pueden o no ser físicas, pero deben dejar claro el propósito, el horari y duración, el lugar, y los requerimientos para los invitados. Si ya tenemos el local seleccionado, podemos usar el calculador de espacio de Konflinx.uy para saber si podemos invitar a más personas o si deberíamos restringir la audiencia.
Personalizar el evento y encontrar una temática acorde
Para que un evento sea único, este debe tratarse sobre algo, sea una celebración corporativa o social, una temática que de significado a los elementos es necesaria para resumir los momentos en un hilo conductor. La temática debe ser acorde al momento, tanto del evento como el momento del año para que se entienda y no cause disonancia. Debe terner sentido y no debe agredir. Una buena temática entretiene y conecta la identidad del evento a la memoria de quienes asistieron.
Encontrar el lugar y la fecha acordes para el evento
Hay momentos del año en que el clima no colabora o en que se toman vacaciones que atentan contra nuestra organización. A veces es mejor elegir un momento entre semana si el evento es empresarial, para evitar las ausencias de quienes quieren aprovechar los días libres del fin de semana, y reducir las chances de que los locales que nos interesan no est{an ocupados en fiestas y celebraciones sociales. Para encontrar el lugar para nuestro evento, podemos usar el portal de Konflinx.uy y filtrar en base a la cantidad de invitados y la zona donde hemos decidido hacer el evento.
Presupuestar el evento de manera acorde
Cuando ya tenemos claridad de quienes asistirán, donde se celebrará, que elementos de entretenimiento y agasajo habrá presentes, entonces podremos elaborar un segundo presupuesto ajustado. Debemos considerar que una reserva de local lleva usualmente el 60% del presupuesto que tenemos disponible, como todo buen presupuesto, siempre debe agregarse un 10% de lo calculado como Presupuesto de reserva para cualquier eventualidad, si no ejecutamos, es un ahorro, pero sino, podríamos tener complicaciones inesperadas.
En resumen, no es sencillo organizar un evento
Sabiendo que los problemas pueden ser varios, tenemos que planificar y organizar lo mejor que se pueda las variables que nos pueden impactar. Konflinx le otorga herramientas a quienes organizan un evento, sea un desayuno de negocios, una conferencia, o un congreso, siempre hay elementos y variables comunes que hay que controlar.
Una manera de hacerlo, es visualizarlo usando una herramienta como el Mapa del Evento, que se puede solicitar a info@konflinx.uy de manera gratuita. Konflinx Uruguay ayuda sin cargo a las empresas y organizadores de eventos a lograr sus objetivos de la mejor manera, en el tiempo que tienen disponible.